By 
W erze cyfrowej, gdzie dane stają się coraz bardziej wartościowym zasobem, zarządzanie dokumentacją jest kluczowym elementem działalności każdego przedsiębiorstwa. Ale zarządzanie tymi danymi nie kończy się na ich archiwizacji czy przechowywaniu. Zasadniczym elementem tego procesu jest również ich bezpieczne i profesjonalne niszczenie. Oto kilka kluczowych informacji, które pomogą Ci zrozumieć, dlaczego warto zlecić to zadanie firmie zewnętrznej.
Nie każde niszczenie dokumentów jest takie samo
Być może myślisz, że niszczenie dokumentów to proste zadanie, które można wykonać samodzielnie. Niestety, utylizacja dokumentów przy użyciu biurowych niszczarek nie jest równoznaczna z ich profesjonalnym niszczeniem. Korzystając z takiego sprzętu i personelu bez odpowiedniej wiedzy można narazić się na ryzyko wycieku poufnych informacji lub niewywiązania się z obowiązujących regulacji prawnych.
Zaufanie i bezpieczeństwo – dwa słowa-klucze w profesjonalnym niszczeniu dokumentów
Firma, która oferuje profesjonalne niszczenie dokumentów, powinna być w stanie zagwarantować pewien poziom zaufania i bezpieczeństwa. Jak to wygląda w praktyce?
- obiekt zabezpieczony i strzeżony – zgodnie z normą ISO 21964, niszczenie odbywa się w miejscu, które jest monitorowane i strzeżone.
- doświadczony personel – to nie maszyny, ale ludzie, są kluczem do profesjonalnej usługi. Odpowiednio przeszkolony personel to gwarancja, że proces przebiegnie zgodnie z wszelkimi normami.
- certyfikat zniszczenia – po zakończeniu procesu niszczenia, firma powinna dostarczyć certyfikat zniszczenia dokumentów, który jest generowany automatycznie przez system informatyczny. Dzięki numeracji barcodem każdego pojemnika, certyfikat otrzymasz wraz z fakturą VAT.
Dlaczego warto wybrać outsourcing?
Warto wybrać outsourcing niszczenia dokumentów ze względu na kilka powodów:
- oszczędność czasu i zasobów – nie trzeba inwestować w sprzęt do niszczenia ani szkolić personelu.
- koncentracja na kluczowych zadaniach – zamiast zarządzać procesem niszczenia dokumentów, możesz skupić się na podstawowej działalności Twojego przedsiębiorstwa.
- poufne niszczenie dokumentów – dzięki profesjonalizmowi firmy zewnętrznej, możesz być pewny, że żadne poufne informacje nie wyciekną.
- zgodność z przepisami – zlecając niszczenie dokumentacji profesjonalnej firmie, masz pewność, że wszystko odbywa się zgodnie z prawem.
Co warto wziąć pod uwagę wybierając taką firmę? Są to m.in.:
- certyfikaty i normy ISO,
- opinie innych klientów,
- transparentność procesu,
- czas realizacji usługi,
- koszt całkowity usługi.
Podsumowanie
Niszczenie akt i dokumentów to nie jest zadanie, które można zlecić pierwszej lepszej firmie. To odpowiedzialny proces, który wymaga profesjonalizmu i doświadczenia. Dlatego wybór sprawdzonej firmy (takiej jak np. Rhenus Office) oferującej usługę niszczenia dokumentów to nie tylko kwestia wygody, ale przede wszystkim bezpieczeństwa i zgodności z prawem. W dobie rosnącej liczby cyberataków i naruszeń danych, nie można sobie pozwolić na żadne pomyłki.
Comments